Mailarchiv · Richtlinien · Externer Datenschutz
Revisionssichere E-Mail-Archivierung, die gerichtsverwertbar und rechtssicher ist und den GoBD-Vorgaben für digitale Steuerbelege entspricht.
Erfüllen Sie die gesetzlichen Anforderungen an digitale Geschäftspost und Steuerbelege
Die rechtssichere Archivierung von Geschäftsdokumenten schließt auch E-Mails ein. Sie hilft Unternehmen, gesetzliche Aufbewahrungspflichten einzuhalten und Compliance sicherzustellen.
Nach HGB und AO müssen geschäftsrelevante Dokumente und Korrespondenzen (inkl. E-Mails) aufbewahrt werden – in der Regel zehn Jahre (buchführungsrelevante Unterlagen) und sechs Jahre (Geschäftsbriefe).
Was eine revisionssichere Mailarchivierung erfüllen muss
Damit E-Mail-Archivierung als revisionssicher gilt, muss sie u. a. Folgendes sicherstellen:
- Unveränderbarkeit und Vollständigkeit
- Schutz vor Verlust
- Jederzeitige Verfügbarkeit
- Nachvollziehbarkeit der Aufbewahrung
Einmal gespeicherte Informationen dürfen nicht nachträglich verändert oder gelöscht werden und müssen jederzeit für Prüfungen zugänglich sein.
Elektronische Rechnungen, die häufig per E-Mail versendet werden, müssen unter Einhaltung dieser Kriterien archiviert werden. Das unterstreicht die Notwendigkeit einer systematischen und gesetzeskonformen Lösung.
Grundsätze ordnungsgemäßer Archivierung (GoBD)
Die GoBD definieren Anforderungen des Finanzamts an Buchführung und die Aufbewahrung elektronischer Daten. Unternehmen müssen relevante Daten (inkl. E-Mails) vollständig, richtig, zeitgerecht und ordnungsgemäß speichern – und bei Bedarf lesbar bereitstellen.
Verstöße können zu steuerlichen Nachteilen, Bußgeldern oder weiteren Konsequenzen führen.
Vorteile einer hosted Mailarchivierung
Hosted Mailarchivierung verbindet Rechtssicherheit mit Komfort und planbaren Kosten:
- Geringere Investitionskosten (Hardware/Systeme nach Bedarf)
- Entlastung der lokalen IT-Infrastruktur und des Mail-Servers
- Kein zusätzlicher Aufwand für Wartung und Pflege
- Monatliche Festpreise für transparente Planbarkeit
- GoBD-Konformität inkl. Verfahrensdokumentation
- Indexierung inkl. Anhänge
- E-Mail-Suche per Browser, Client oder Outlook-Add-In
- Automatisierte Aufbewahrungs- & Löschrichtlinien
- Zugriffsmanagement bei ausgeschiedenen Mitarbeitenden
- Automatisierte Datensicherung des Mailarchivs
- Räumlich unbegrenzte Verfügbarkeit (Homeoffice/mobil)
Ihr E-Mailarchiv – sicher, flexibel und skalierbar im Rechenzentrum
Revisionssichere Archivierung sorgt dafür, dass geschäftsrelevante E-Mails über Jahre vollständig, unveränderbar und verfügbar bleiben. Gleichzeitig wird der Mail-Server entlastet und der Zugriff auf alte E-Mails wird deutlich schneller.
Richtlinien zu Datenschutz & Archivierung
Datenschutz und gesetzeskonforme Archivierung haben höchste Priorität. Wir unterstützen Unternehmen dabei, Anforderungen zuverlässig umzusetzen – mit klaren Prozessen, technischen Maßnahmen und nachvollziehbarer Dokumentation.
Viele geschäftliche E-Mails gelten rechtlich als Geschäftsbriefe oder steuerrelevante Unterlagen. Deshalb müssen sie über mehrere Jahre aufbewahrt werden. Ohne Archivierung kann es bei Prüfungen oder Streitfällen schwierig werden.
Revisionssicher heißt: E-Mails werden vollständig, unveränderbar und nachvollziehbar gespeichert. Einmal archivierte Nachrichten können nicht heimlich verändert oder gelöscht werden und sind jederzeit prüfbar.
Nein. Postfächer sind nicht revisionssicher: E-Mails können gelöscht, verändert oder durch technische Fehler verloren gehen. Eine Archivierungslösung speichert relevante E-Mails automatisch und unabhängig vom Benutzer.
GoBD sind Vorgaben des Finanzamts. Sie verlangen, dass geschäftsrelevante Daten vollständig, korrekt, unveränderbar und jederzeit auswertbar gespeichert werden. Eine GoBD-konforme Archivierung erfüllt genau diese Anforderungen.
Sie benötigen keine eigene Hardware, haben überall Zugriff (z. B. Homeoffice) und erfüllen gesetzliche Vorgaben. Zusätzlich werden Mailserver entlastet und Aufwand sowie Kosten bleiben planbar durch monatliche Festpreise.